Descrizione
L'autenticazione della sottoscrizione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Codice Civile, art. 2703).
Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:
- a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.) (Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2)
- a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).
L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:
- notaio
- cancelliere
- segretario comunale
- dipendente addetto a ricevere la documentazione
- altro dipendente incaricato dal sindaco.
L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:
- modalità di identificazione
- data e il luogo di autenticazione
- nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
- firma del pubblico ufficiale
- timbro dell’ufficio.
Approfondimenti
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla prefettura.
L'autenticazione non può essere chiesta per dichiarazioni d'impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe (che non siano relative a pensioni), consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco (in questi casi è necessario rivolgersi a un notaio).
L'autenticazione non può essere chiesta anche per firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione ufficiale in italiano eseguita da un traduttore iscritto al registro di traduttori ufficiali presso il tribunale o al registro di periti ed esperti della Camera di commercio. La traduzione è condizione necessaria alla valutazione da parte dell'ufficiale di anagrafe in merito alla possibilità di procedere alla autentica chiesta (non dà quindi la certezza di poterne ottenere l'autentica di sottoscrizione). L'autentica di sottoscrizione verrà redatta sul testo originale, ma esclusivamente in lingua italiana.